ثبت دائمی اسناد
تجمیع، نگهداری و حفاظت از اسناد کاغذی همواره به عنوان یکی از مهمترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان کسب و کار هاست. از این رو همیشه به دنبال راهی آسوده برای رفع این مشکل و در عین حال ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک خود بوده اند. ثبت دائمی اسناد یکی از مهمترین فرایند هایی است که می تواند در حل این معضل کمک های شایانی داشته باشد. از این رو می توان گفت که دیجیتال سازی نه تنها به عکس ها و فیلم ها بلکه به اسناد و مدارک در سازمان ها و ادارات نیز نفوذ کرده است. با ثبت دائمی اسناد می توان به بسیاری از امور دست پیدا کرد. علاوه بر ایجاد شرایطی امن، در هزینه های نگهداری از این اسناد نیز صرفه جویی هایی را اعمال کرد.
نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد
بهترین شیوه برای دیجیتال سازی اساد و مدارک استفاده از سیستم های رایانه ای است. به این صورت که با بهره گیری از یک نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد می توان شرایی را ایجاد کرد تا اساد کاغذی از تمامی خطرات و عامل خارجی و فیزیکی در امان باشند. این نرم افزار ها با ایجاد دسترسی های محدود به افراد، امکان جستجوی سریع اسناد و مدارک و نگهداری از آنها در فضای ابری و یا فیزیکی بسیار کوچک این امکان را برای مدیران عامل و صاحبان کسب و کار ها فراهم کرده است که از ایمنی اسناد و مدارک خود و مشتریان و اربابان رجوع اطمینان حاصل کنند. از سوی دیگر به افراد این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد ذخیره شده دست پیدا کنند.
OCR چیست ؟
شاید ساده ترین تعریفی که میتوان برای مفهوم اینکه OCR چیست این باشد که آن را اینگونه تعریف کرد : نرم افزاری که نوشته های چاپی را پردازش و آن را به کاراکترهایی مبدل میکند که پردازش آن برای کامپیوتر ممکن باشد. این روزها این فناوری جایگاه خود را از نظر کاربردی پیدا کرده است. در طی فرآیند OCR عکس یک متن به یک فایل متنی قابل ویرایش در نرم افزارهای متداول ( مانند آفیس و….) میگردد و باعث می شود دست افراد در انجام بسیاری از فرآیندها باز بماند .
مزایا و کاربردهای او سی آر فقط محدود به گرفتن خروجی فایل متنی برای ادیت کردن نیست و کاربردهای فراوان دیگری نیز با خود به همراه دارد که از جمله مهم ترین آن ها تبدیل متن به صوت است و از آن می توان برای کتاب های صوتی که قابلیت نمایش متن را نیز دارا هستند استفاده کرد این ویژگی برای افراد نابینا می تواند فوق العاده باشد. همچنین این روش برای نرم افزارهای متداول تبدیل دست خط به نوشته های تایپی کاربرد دارد.
مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه: